Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Inleiding

Ecolog is een wereldwijde leider op het gebied van logistieke oplossingen. Deze privacyverklaring (hierna “Verklaring” genoemd) geeft een toelichting op de verwerking van persoonsgegevens en de rechten m.b.t. de gegevensbescherming die relevant zijn bij uw gebruik van de website www.ecolog-testcenter.com en daarmee verbonden websites en de services die Ecolog op deze websites aanbiedt, met name de Eco-Care COVID-19 test op de op onze websites aangegeven locaties. 

2. Verplichte informatie in het kader van de AVG

2.1 Gegevensverantwoordelijke en contactgegevens

De gegevensverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is 

Ecolog Deutschland GmbH 
In der Steele 14 
40599 Düsseldorf (DE)

U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via hetzelfde e-mailadres onder vermelding van het onderwerp: “t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming” of via e-mailadres: dpo@ecolog-international.com 

2.2 Verwerking van persoonsgegevens, doeleinden en rechtsgrond 

Ecolog verwerkt en bewaart verschillende soorten van persoonsgegevens en betrokken personen hebben hieromtrent de volgende rechten volgens de wetten voor gegevensbescherming.

1          Beschikbaarstelling van de website

Als u gebruik maakt van onze websites, worden gegevens over uw gebruik (bijvoorbeeld datum en tijd van uw bezoek, de opgeroepen pagina’s en opgevraagde bestanden, type en versie van de door u gebruikte browser, type en besturingssysteem van het door u gebruikte toestel en uw IP-adres) tijdelijk opgeslagen in een logbestand op onze server. De verwerking van de serverlog-gegevens is om technische redenen noodzakelijk om de website en de daarbij behorende services te kunnen aanbieden en om de systeemveiligheid te kunnen garanderen.

De rechtsgrond voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang m.b.t. de beschikbaarstelling van de website met onze services (art. 6, lid 1 (f) AVG). De verwerking is een noodzakelijke voorwaarde voor het gebruik van onze website, daarom geldt hier geen recht van bezwaar.

Deze gegevens worden na maximaal [12] dagen gewist.

De serverlog-gegevens kunnen daarna in geanonimiseerde vorm voor statistische doeleinden en ter verbetering van de kwaliteit van onze internetdiensten worden gebruikt. De serverlog-gegevens worden niet aan uw persoonsgegevens gekoppeld noch op een andere manier met andere bronnen van persoonsgegevens gecombineerd.

2.2.2A Registratie voor vrijwillige tests op de luchthaven van Brussel

Op onze websites kunt u zich registreren en een afspraak maken voor een test op de luchthaven van Brussel. Tijdens de registratie moet u uw naam, geslacht, contactgegevens (d.w.z. uw adres, telefoonnummer, e-mailadres), geboortedatum, land en paspoortnummer invoeren en een persoonlijk wachtwoord kiezen.

Wij verwerken de registratiegegevens voor het aanmaken en beheer van uw klantaccount en de administratie van uw testafspraak. Als registreerde klant hebt u toegang tot uw persoonlijke klantaccount (d.m.v. uw e-mailadres en het door u gekozen wachtwoord), waarin u o.a. uw bestelgeschiedenis kunt inzien en uw persoonlijke instellingen kunt opslaan en wijzigen (bijv. wachtwoordinstellingen).

De rechtsgrond voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, lid 1 (f) AVG om u het bovengenoemde klantaccount te kunnen aanbieden c.q. de uitvoering van een overeenkomst m.b.t. uw test (art. 6, lid 1 (b) AVG).

De gegevens worden gewist, zodra de registratie op onze website c.q. het klantaccount wordt geannuleerd of gewijzigd.

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van art. 6, lid 1 (f) AVG (volgens art. 21 (1) AVG). In dergelijke gevallen kunnen wij de verwerking voortzetten indien wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren. Hoewel het mogelijk is het klantaccount te sluiten, moeten wij de verwerking van de registratiegegevens voortzetten om de geregistreerde test te kunnen uitvoeren en beheren.

2.2.2.B Registratie voor verplichte tests op de luchthaven van Brussel

Op onze websites kunt u zich registreren en een afspraak maken voor een test op de luchthaven van Brussel. Tijdens de registratie moet u uw naam, geslacht, contactgegevens (d.w.z. uw adres, telefoonnummer, e-mailadres), geboortedatum, land, paspoortnummer en vluchtgegevens invoeren en een persoonlijk wachtwoord kiezen.

Wij verwerken de registratiegegevens voor het aanmaken en beheer van uw klantaccount en de administratie van uw testafspraak. Als registreerde klant hebt u toegang tot uw persoonlijke klantaccount (d.m.v. uw e-mailadres en het door u gekozen wachtwoord), waarin u o.a. uw bestelgeschiedenis kunt inzien en uw persoonlijke instellingen kunt opslaan en wijzigen (bijv. wachtwoordinstellingen).

De rechtsgrond voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, § 1 (f) AVG om u het bovengenoemde klantaccount te kunnen aanbieden c.q. de uitvoering van een overeenkomst m.b.t. uw test (art. 6, § 1 (b) AVG).

De gegevens worden gewist, zodra de registratie op onze website c.q. het klantaccount wordt geannuleerd of gewijzigd.

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van art. 6, § 1 (f) AVG (volgens art. 21 (1) AVG). In dergelijke gevallen kunnen wij de verwerking voortzetten indien wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren. Hoewel het mogelijk is het klantaccount te sluiten, moeten wij de verwerking van de registratiegegevens voortzetten om de geregistreerde test te kunnen uitvoeren en beheren.

2.2.3 Test en kennisgeving over de testresultaten

Als u hiervoor uw toestemming geeft, zullen wij (en m.b.t. de eigenlijk test onze verderop in deze tekst genoemde partners) op de testlocatie en de locaties van onze partners persoonsgegevens van geregistreerde cliënten verzamelen en verwerken om (i) uw identiteit tijdens de testafspraak te controleren, (ii) de daaropvolgende tests aan de hand van de genomen monsters uit te voeren en te verwerken, het testcertificaat op te stellen en de testresultaten aan de juiste personen te koppelen, (iii) de testresultaten elektronisch aan cliënten door te geven via onze partner Eurofins en (iv) onze service af te rekenen. De testresultaten (ten minste in geval van een positieve COVID-test) worden beschouwd als gegevens over gezondheid in de betekenis van art. 9, lid 1 AVG: 

  • registratiegegevens (zie boven)
  • uw monsters van lichaamsmateriaal
  • resultaten van de biochemische analyse
  • betalingsgegevens (bijv. naam en creditcardnummer)

Persoonsgegevens van een cliënt worden maximaal één maand bewaard, tenzij dit in deze verklaring anders wordt aangegeven. Het monster van lichaamsmateriaal wordt helemaal niet bewaard. De rechtsgrond voor de verwerking is het afsluiten en uitvoeren van de overeenkomst met de cliënt voor de testservice (art. 6, lid 1 (b) AVG) evenals uw toestemming m.b.t. de verwerking van de gezondheidsgegevens en de kennisgeving via elektronische middelen (art. 6, lid 1 (a) en art. 9, lid 2 (a) AVG).

2.2.4 Cookies op onze websites

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. webbakens) op onze website. 

Cookies die al op uw toestel zijn opgeslagen, kunnen te allen tijde worden verwijderd via de instellingen van uw browser. Als u geen cookies accepteert, kan dit echter tot een beperking van de functionaliteit van de website leiden.  

a) Noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën (“Noodzakelijke Cookies”) 

Noodzakelijke Cookies worden gebruikt om de basisfuncties van de website mogelijk te maken, bijvoorbeeld de paginanavigatie, om te verifiëren of de gebruiker de cookiemelding heeft gelezen en om de cookie-instellingen van de gebruiker op te slaan. Daarvoor maken wij gebruik van onze eigen cookies. Noodzakelijke Cookies kunnen niet worden gedeactiveerd, anders zou onze website niet op de juiste manier werken. De rechtsgrond voor de verwerking is art. 6, lid 1 (b) AVG.

b) Statistische cookies en vergelijkbare technologieën (“Statistische Cookies”) 

Statistische Cookies worden gebruikt voor analysedoeleinden en om onze website op basis van algemene gebruikspatronen te verbeteren. De rechtsgrond voor de verwerking is uw toestemming volgens art. 6, lid 1 (a) AVG.

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyseservice van Google Inc. (“Google”). De informatie m.b.t. uw gebruik van deze website, die door het gebruik van Google Analytics wordt gegenereerd, wordt doorgestuurd aan en opgeslagen op een Google-server in de Verenigde Staten. Door de geactiveerde IP-anonimisering op deze website zal Google uw IP-adres echter vooraf inkorten als u zich binnen de lidstaten van de Europese Unie en in andere staten binnen de Europese Economische Ruimte bevindt. Alleen in uitzonderlijke gevallen zal een volledig IP-adres aan de Google-server in de Verenigde Staten worden gestuurd, waar dit dan alsnog zal worden ingekort. Het door de browser van de gebruiker doorgegeven IP-adres zal niet met andere Google-gegevens worden samengevoegd.

Google zal deze informatie gebruiken om voor ons het gebruik van onze internetdiensten door gebruikers te analyseren, om verslagen over de activiteiten m.b.t. het gebruik van de internetdiensten samen te stellen en om andere services aan ons aan te bieden i.v.m. het gebruik van onze internetdiensten en internetgebruik. Binnen deze context kunnen gepseudonimiseerde gebruikersprofielen aan de hand van de verwerkte gegevens worden aangemaakt.

U kunt het opslaan van cookies tegengaan door de instellingen van uw browser aan te passen. Bovendien kunt u voorkomen dat de door het cookie gegenereerde gegevens m.b.t. uw gebruik van de internetdienst worden doorgegeven aan en verwerkt door Google, door de browser plug-in te downloaden en te installeren die beschikbaar is op: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

2.3 Delen van gegevens met derden, ontvangers van gegevens

Uw persoonsgegevens worden soms gedeeld met of verstrekt door derden. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit aan anderen verkopen. Categorieën en voorbeelden van derden waarmee persoonsgegevens worden gedeeld zijn:

  • Eurofins Discovery GmbH: Eurofins voert de analyse van de door ons genomen testsamples uit. Eurofins doet ook de communicatie van de testresultaten aan de clienten en in geval van een positieve test aan de betreffende autoriteiten. De rechtsgrond is uw toestemming volgens art. 6, § 1 (a) AVG.
  • Als u de test vrijwillig hebt laten uitvoeren, delen wij uw betalingsgegevens met onze externe betalingsserviceprovider Stripe: voor de vrijwillige testservice en het opstellen van een certificaat vragen wij om een financiële vergoeding die aan een externe serviceprovider wordt betaald. De rechtsgrond is het uitvoeren van ons contract met u volgens art. 6, § 1 (c) AVG.
  • Wij kunnen gebruik maken van technische serviceproviders voor algemene IT-services, de exploitatie en hosting van onze websites en voor de elektronische doorgifte van de testresultaten. Deze serviceproviders zijn onze verwerkers in de betekenis van art. 28 AVG.
  • Toezichthoudende autoriteiten: wij delen persoonsgegevens met toezichthoudende autoriteiten (bijvoorbeeld de Belgische gezondheidsdiensten of de Belgische autoriteiten voor gegevensbescherming), als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de officiële taken van deze toezichthoudende autoriteiten. Dit is wettelijk verplicht. In geval van een positieve test zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens door te geven aan de verantwoordelijke autoriteiten in België, dit doen wij via onze partner Eurofins. De rechtsgrond is onze wettelijke verplichting en/of het algemene belang voor de volksgezondheid volgens de toepasselijke plaatselijke wetgeving, art. 6, § 1 (c, e) AVG, art. 9, § 2 (g, i) AVG.

Wanneer we gebruik maken van de diensten van derden voor bepaalde activiteiten, doen wij ons best om ervoor te zorgen dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt binnen de Europese Unie of landen/organisaties waarvan de Europese Commissie meent dat zij een afdoende veiligheidsniveau kunnen bieden. Dit is echter niet altijd mogelijk. Uw persoonsgegevens – met uitzondering van de gegevens m.b.t. uw gezondheid – kunnen mogelijk in een ander dan de hierboven genoemde landen worden verwerkt. In dat geval zullen wij in het contract met deze verwerkers vastleggen dat zij passende waarborgen moeten bieden, normaal gesproken d.m.v. de zogenaamde standaardcontractbepalingen (u kunt uw verdere rechten in het kader van art. 13, lid 1 (f) AVG uitoefenen door contact met ons op te nemen via het bovengenoemde adres).

2.4 Bewaartermijn

Tenzij dit in deze verklaring anders is vermeld, bewaren wij persoonsgegevens alleen zolang dit voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen noodzakelijk is. Daarna worden de persoonsgegevens door ons onmiddellijk gewist. Bepaalde persoonsgegevens moeten wij echter om wettelijke redenen langer bewaren. Volgens het Duitse Wetboek van Koophandel, de Duitse belastingwet, de Duitse Wet over het Kredietwezen, de Duitse Wet tegen het Witwassen en de Duitse Wet over de Waardepapieren zijn wij verplicht bepaalde persoonsgegevens gedurende een verplichte periode van 2 tot 10 jaar te bewaren. Daarnaast bewaren wij bepaalde persoonsgegevens als bewijs in eventuele civielrechtelijke zaken.   

2.5 Rechten in het kader van de gegevensbescherming

In het kader van de geldende wetten m.b.t. de gegevensbescherming beschikt u over de volgende rechten, die u te allen tijde kunt uitoefenen door contact op te nemen via het onder “2.1 Gegevensverantwoordelijke en contactgegevens” genoemde adres onder vermelding van “t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming” of via een e-mail aan arjen.spierings@nd.net. 

2.5.1 Recht van inzage

U hebt het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Het recht van inzage kan beperkt zijn, bijv. door handelsgeheimen of als een beperking noodzakelijk is voor onderzoeksdoeleinden. Daarnaast kan het recht van inzage worden beperkt door andere toepasselijke wetgeving. U kunt principieel gratis een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Als u echter meerdere kopieën aanvraagt, kan Ecolog een vergoeding vragen.

2.5.2 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht uw persoonsgegevens, die u aan Ecolog hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (bijv. PDF) te verkrijgen. Daarnaast hebt u het recht uw persoonsgegevens aan een andere rechtspersoon over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens kan beperkt zijn, bijv. door handelsgeheimen of als een beperking noodzakelijk is voor onderzoeksdoeleinden. Daarnaast kan het recht op overdraagbaarheid van gegevens door bestaande wetten worden beperkt.

2.5.3 Recht op rectificatie

U hebt het recht om rectificatie van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen en het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen.

2.5.4 Recht op gegevenswissing

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Het is echter mogelijk dat Ecolog door toepasselijke wetgeving verplicht is bepaalde persoonsgegevens ook na het ontvangen van een aanvraag tot wissing van uw persoonsgegevens verder moet bewaren (meer informatie vindt u onder 2.4).

2.5.5 Recht op beperking van de verwerking 

U hebt het recht een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. 

2.5.6 Recht van bezwaar 

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, als deze verwerking plaatsvindt op basis van het gerechtvaardigd belang van Ecolog (tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren) of als uw persoonsgegevens t.b.v. direct marketing worden verwerkt.

2.5.7 Recht om klacht in te dienen

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit. U kunt dit recht tevens uitoefenen bij de toezichthoudende autoriteit in de plaats waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk is begaan. 

2.5.8 Recht om toestemming in te trekken 

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken met werking voor de toekomst.  Wanneer u toestemming hebt gegeven voor de test en de kennisgeving over de testresultaten, betekent dat dat wij na het nemen van de monsters niet zullen stoppen met de boven omschreven verwerking (zie 2.2.3).

2.5.9. Geen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, in de betekenis van art. 22, lid 1 en lid 4 AVG.

2.5.10 Toepasselijke nationale wetgeving 

Verdergaande of gewijzigde rechten volgens de toepasselijke nationale wetten blijven door de hier omschreven rechten onaangetast.

2.5.11 Procedure 

Over het algemeen zal Ecolog uiterlijk een (1) maand na ontvangst van een aanvraag van een betrokkene antwoorden. In uitzonderlijke gevallen kan Ecolog deze periode na kennisgeving met twee (2) maanden verlengen. Als de aanvraag van de betrokkene niet voldoende gedetailleerd is, behoudt Ecolog zich het recht voor aanvullende informatie op te vragen. Alvorens de aanvraag van een betrokkene kan worden geweigerd, moeten medewerkers advies vragen bij de juridische afdeling van Ecolog. Ecolog zal de betrokkene een toelichting geven indien een aanvraag van de betrokkene wordt geweigerd.

3. Verantwoordelijkheden

Alle medewerkers moeten zich aan de grondbeginselen en regels van deze verklaring houden. Het valt binnen de verantwoordelijkheid van iedere manager, directeur of leidinggevende van Ecolog zich binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied aan deze verklaring te houden, het goede voorbeeld te geven en de medewerkers aan wie hij leiding geeft de juiste instructies te geven.  

4. Veiligheidsmaatregelen 

Ecolog heeft uitgebreide maatregelen getroffen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen, waaronder: 

  • Organisatorische maatregelen: opstellen en implementeren van een intern controleplan, regelmatige training en instructie van medewerkers; 
  • Technische maatregelen: beheer van toegangsrechten voor onze systemen, installatie van een toegangscontrolesysteem, encryptie van bepaalde persoonsgegevens, installatie van veiligheidsprogramma’s; 
  • Fysieke maatregelen: beperking van toegang tot alle interne datacentra (bijv. computerruimten, ruimten voor gegevensopslag);  
  • Contractuele maatregelen: derden die onze systemen hosten zijn contractueel gebonden, moeten onze instructies opvolgen en een regelmatige monitoring ondergaan. 

5. Toestemming voor gegevensverwerking

Ik, de ondergetekende, bevestig dat mijn monster samen met dit formulier Ecolog in staat stelt de testresultaten te verwerken en dat mijn monster zal worden doorgestuurd naar een in deze verklaring genoemd laboratorium. Het laboratorium zal de uiteindelijke testresultaten aan mij sturen en op versleutelde wijze zoals aangegeven, en ik zal zoals in het contactformulier over de uitslag in kennis worden gesteld.

Ik, de ondergetekende, ga ermee akkoord dat mijn persoonsgegevens en het testresultaat via Eurofins aan de verantwoordelijke gezondheidsdienst kunnen worden doorgegeven. Wanneer de verantwoordelijke gezondheidsdienst niet kan worden bereikt, zullen mijn gegevens (persoonsgegevens en testresultaten) worden doorgegeven aan de Taskforce Infectiologie van de luchthaven.

Ik, de ondergetekende, ga ermee akkoord dat mijn persoonsgegeven op de bovengenoemde manier worden gebruikt in overeenstemming met alle toepasselijke regels en wetten m.b.t. de gegevensbescherming, inclusief de AVG (in de geldige versie).

Ik bevestig dat de in het formulier aangegeven persoonsgegevens juist zijn.

6. Wijziging van deze verklaring

Ecolog streeft ernaar aan de hoogste normen te voldoen en zijn diensten voortdurend te verbeteren. Daarom is het mogelijk dat wij onze diensten van tijd tot tijd aanpassen. Dergelijke aanpassingen kunnen invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te allen tijde te wijzigen. De nieuwste versie is beschikbaar op www.ecolog-testcenter.com. Wij raden u aan regelmatig de actuele status van deze verklaring na te lezen.  

Deze versie van deze verklaring geldt vanaf september 2020.